Fontos azonban megjegyezni, hogy az eSzámlával kapcsolatos költségmegtakarítás legnagyobb mértékben befogadói oldalon jelentkezhet.

Az elektronikus számlákat nyilvánvalóan nem csak kibocsátani lehet, de befogadni is szükséges. A vonatkozó jogszabályok az e-számla kibocsátás feltételei mellett rendelkeznek a befogadói oldal kötelezettségeiről is.

Elsősorban ki kell jelenteni, hogy a 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 175. § (3) b) bekezdése alapján az elektronikus számlázáshoz a befogadó beleegyezése szükséges, így az vissza is utasítható:

Az elektronikus számlák befogadása esetén – a jogszabályokban előírt, az e-számlára vonatkozó alaki és tartalmi kellékekből adódóan – alapvetően két feladattal szükséges megbírkózni, melyek az a) elektronikus számla kontírozása, valamint annak b) megőrzése, tárolása a Számviteli törvény 169.§-ban meghatározott időtartam alatt.

A törvény előírja, hogy az e-számlákat csak eredeti, elektronikus formában lehet megőrizni, mivel adóigazgatási azonosításra kizárólag ebben a formában alkalmas (további részletekért kérjük olvassa el az e-Számla jogszabályi háttér című fejezetünkent).

Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg

2007/CXXVII számú (ÁFA) törvény

Vagyis az e-Számla bár kinyomtatható, azonban az mindössze a hagyományos papír alapú számla lemásolásával egyenértékű.

A 2000 évi C törvény (a számvitelről) 167§ (1) meghatározza a könyvviteli elszámoláshoz szükséges bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékeit. Az (1) bekezdés h) és i) pontjai szerint a bizonylaton (számlán) fel kell tüntetni a:

h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás;
i)  a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása;

A számviteli törvény 167.§ (7) bekezdése kimondja, hogy:

(7) A gazdálkodó az (1) bekezdés h) és i) pontjában, illetve a 166. § (4) bekezdésében foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.

167.§ számviteli törvény

Mit jelent ez a gyakorlatban?

Az e-számla kontírozásához a könyvelés módját, az érintett könyvviteli számlák hivatkozását, vagy a saját rendszerek áttekintésével, valamint belső szabályzat előállításával lehet elvégezni, vagy valamilyen a célra alkalmas szoftver segítségével kell a beérkezett elektronikus számlára felvinni vagy hozzácsatolni, majd elektronikus aláírással ellátni. Az ilyen módon az e-számlához csatolt és elektronikusan aláírt információk megfelelnek a törvényben előírt egyértelmű hozzárendeléssel, elválaszthatatlan módon, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró feltételeknek.

Az elektronikus számlák kontírozása egyszerű feladatnak tűnik, ugyanakkor érdemes megemlíteni, hogy a jelenleg hazánkban elérhető e-számla megoldások szállítói jellemzően nem biztosítják a befogadói oldal számára nélkülözhetetlen kontírozó szoftvert.

A DigitDoc E-számla megoldása fejlesztése során nagy figyelmet fordítottunk a befogadói oldalra vonatkozó jogszabályi előírásokra és ennek megfelelően elkészítettük a DigitDoc rendszere által készített e-Számlák kontírozó alkalmazását, melyet bárki ingyenesen használhat.

e-Számla kontírozó szoftverünk tartalmaz egy elektronikus aláírás létrehozására alkalmas tanúsítványt, így a rendszerünk által készített e-számlák befogadása semmilyen költséget nem jelent az Ön vevője részére, használata pedig percek alatt elsajátítható.

Fontos továbbá megjegyezni, hogy a papír számlák feldolgozásánál a számla dokumentumra feljegyzésre kerülő információk (érkeztetés, jóváhagyás, teljesítési információk) elektronikus számlák esetén, elektronikus jóváhagyási rendszer nélkül, kizárólag egy ilyen szoftver alkalmazás (elektronikus toll) nyújthat megoldást a papír számlákkal megegyező, nyomtatás nélküli munkafolyamat megvalósításához.

Az e-számlák tárolása

Az elektronikus számlák megőrzésére a befogadói oldalon ugyanazon előírások vonatkoznak mint a számla kibocsátójánál, vagyis az e-számlákat a 2000 évi C törvény (a számvitelről) 169 §-ban meghatározott 8 évig szükséges megőrizni.

Az ÁFA törvény 175. § (2)bekezdése szerint, a 168/A. § (1) pontja szerinti eredetének hitelessége és adattartalmának sértetlensége biztosítható elektronikus aláírással, de a minősített időbélyegző, már nem követelmény, de az így kibocsájtott számla 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szerinti megőrzéséhez az elektronikus aláírás alkalmazása esetén nem elkerülhető a minősített időbélyegző alkalmazása.

4. § (3) A megőrzésre kötelezett köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, majd - ha az elektronikus aláíráson még nincs elhelyezve - az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzőt elhelyeztetni az elektronikus dokumentum aláírásán.

4. § 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet

A nem kötelező a kiállítás idejében elektronikus aláírást és minősített időbélyegzőt elhelyezni az elektronikus számla dokumentumon, de ez esetben biztosítani kell a megbízható ellenőrzési kapcsolatot, mely jelentése jelenleg még nem teljesen tisztázott.

Az ÁFA törvény alapján az okiratok megőrzése elektronikus okiratok tekintetében kízárólag elektronikus formában lehetséges, így a megőrzésnél a továbbiakban is a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet szabályai az irányadóak.

A részletes szabályokat a digitális archiválás szabályairól szóló114/2007 (XII.29.) GKM rendelet (Digitális archiválás szabályai) tartalmazza.

A rendelet alapján:

• A megőrzést végző feladata, hogy ellenőrizze a számlán lévő elektronikus aláírás és időbélyegző érvényességét,
• Megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen.
• A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetősége (olvashatósága) - a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával - a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon

179. § (2) A megőrzési kötelezettség teljesíthető a papír alapon kibocsátott okirat elektronikus formában történő megőrzésével is. Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. A kötelezettség teljesítését nem befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a 168/A. §-ban foglalt követelményeknek megfelelő megváltoztatása. A megőrzési kötelezettség elektronikus formában történő teljesítése esetén az adóalanynak elektronikusan kell megőriznie a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét biztosító adatokat is.

179. § 2007. évi CXXVII. törvény

A fentiek értelmében a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet alapján a nem EDI típusú elektronikus számlák megőrzése mind kiállítói, mind befogadói oldalon két módon történhet:

3. § A megőrzés az alábbi módokon végezhető, amennyiben ennek során teljesítik a 2. §-ban foglalt követelményeket:

a) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben (a továbbiakban: Eat.) meghatározott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum 4. § szerinti megőrzésével,

b) az 5. §-ban meghatározott zárt rendszer alkalmazásával,

3. § 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet

Mindezek alapján ha kiállított elektronikus számlát nem látták el legalább fokozott biztonságó elektronikus aláírással és minősített időbélyegzővel, továbbá a számla kiállítója, vagy befogadója nem rendelkezik tanúsító szervezet által akreditált zárt rendszerű megőrzéssel, úgy a megőrzésre kötelezett saját maga kell ellássa a dokumentumot legalább fokozott biztonságó elektronikus aláírással és minősített időbélyegzővel.

5. § (1) Amennyiben az elektronikus dokumentumot nem látták el legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy az elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum megőrzése nem a 6. § szerint történik, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a 2. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek (megőrzés zárt rendszer alkalmazásával).

(2) Az akkreditált tanúsító szervezet az (1) bekezdés szerinti tanúsítványt külső, független vizsgáló laboratórium által kiadott értékelési jelentés alapul vételével, valamely - informatikai termékek és rendszerek technológiai biztonsági értékelési követelményeit tartalmazó - szabvány vagy nyilvános műszaki követelményrendszer előírásainak való megfelelés alapján állítja ki

5. § 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet

Az Adobe Pdf típusú dokumentum ISO szabvány, így az olvashatóságot maga a szabvány garantálja.